Pengertian Banquet

1. Pengertian Banquet 

Ada beberapa macam pengertian Banquet antara lain:

 

1.Berdasarkan kamus pariwisata dan perhotelan,

Pengertian Banquet adalah suaturesepsi mewah yang diadakan di ruangan khusus dari hotel, denganmenyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya.

 

2.Menurut Putra (1998),

Banquet merupakan outlet Food and Beverage Departement  yang bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta atau jamuan yang diselenggarakan oleh suatu panitia atau pihak lain yang membuat pesanan ke hotel.

 

3.Menurut R Sukardi,

Banquet adalah pelayanan khusus suatu jaminan atau acaradimana pelayanan tersebut berbeda atau terpisah dengan pelayanan yang adadi restaurant, coffee shop, atau grill room.

        Awalnya hotel tidak menyediakan fasilitas ruangan khusus yangmempunyai kemampuan untuk menampung orang banyak yang akan melakukankegiatan perjamuan di hotel, ini dikarenakan ruangan pertemuan atau ruangan rapat bila ditinjau secara ekonomis dianggap kurang menguntungkan jika hotel harusmenyediakan ruangan besar, dengan peralatan dan pelayanan yang hanya digunakan pada waktu tertentu.

                Sejarah Banquet dilatarbelakangi oleh kodrat manusia yang saling berinteraksi yang pada masa dahulu kaum perancis, keluarga maupun kerabatkaisar, sering kali menyelenggarakan acara berkumpul sambil makan enak diantara kelompoknya masing-masing. Mereka mengundang para relasinya untuk  berkumpul bersama-sama dengan makanan yang tersedia.

                     Banquet merupakan sarana yang tidak jauh berbeda dengan restoran baik  perlengkapan, peralatan serta tata saji yang disuguhkan, hanya saja Banquet tidak menyediakan sajian secara permanen seperi restoran, melainkan diselenggarakan setelah adanya pihak pemesanan yang akan menyelenggarakan berbagai bentuk  jaminan. Pelayanan pada Banquet  dimulai sejak pelanggan memesan tempathingga akhir acara, kesepakatan tersebut meliputi:

•  Hari / tanggal dan jam pelaksanaan acara

•  Jumlah peserta yang hadir

•  Macam-macam acara yang diinginkan pelanggan.

•  Tahapan penyelenggaraan acara 

•  Tata ruang

•  Jenis pelayanan

•  Fasilitas lain yang dinginkan

•  Sistem pelayanan

2. Uraian Penyelenggaraan Banquet

     Penanganan dalam pelayanan banquet  di mulai sejak pelanggan dan petugas Banquet  pertama kali bertemu hingga pada akhir penyelenggaraan pesta, termasuk  pula penyelesaian pembayaran. Proses tersebut dibagi atas beberapa tahap yaitu: 

A.  Sebelum Penyelenggaran 

1. Pada saat penawaran dan permintaan suatu event, pihak  Banquet menawarkan berbagai produk pelayanan dengan berbagai fasilitas disertai rincian biayanya. Pihak pelanggan akan memilih produk yangditawarkan oleh pihak Banquet sesuai dengan keinginanya.
2. Kedua belah pihak akan saling mengadakan pendekatan, dalam hal ini pihak diwakili oleh Banquet sales dan representative atau Banquet manager. Sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau panitia pelaksana. Pendekatan ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang melibatkan berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun dari pihak  pelanggan.
3. Menandatangani surat perjanjian setelah dicapai kesepakatan bersama,kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian berisi hak dankewajiban masing-masing pihak.
4. Memelihara kesepakatan dengan komunikasi, mulai dari saat penandatangani perjanjian sampai dengan hari acara berlangsung, biasanya terbentang waktu yang cukup lama selama waktu tersebut,kedua belah pihak saling berkomunikasi beberapa kali ada penambahanatau pengurangan yang mungkin terjadi.

B. Saat Pelaksanaan Acara 

     Tahap ini merupakan saat yang dinantikan oleh pelanggan atas dasar kesepakatan yang telah dibuat bersama. Pelaksanaan ini bukannya tanpa kendala,misalnya jika ada perubahan yang mungkin timbul dari pihak pelanggan. Jika perubahan tersebut sifatnya tidak prinsipal mungkin tidak menjadi masalah, akantetapi jika tejadi sebaliknya maka akan menjadi masalah yang mengganggu.Karena itu perjanjian sebagai dasar kesepakatan bisa dijadikan pedoman dalamsetiap penyelesaian masalah yang mungkin terjadi. Urutan tahapan ini adalahsebagai berikut:

1. Preperation(Persiapan menjelang pelaksanaa)
2. Service (pada saat acara berlangsung)
3. Clear up (begitu acara selesai segera dibersihkan dan dirapikan kembali seperti semula)

C. Tahapan Setelah Selesai Acara 

     Setelah acara selesai, sejumlah rekening harus deselesaikan oleh pihak pelanggan, penyelesaiannya dapat dalam bentuk pembayaran kantor, trasnsfer  bank, dan credit card. 

         Tahap ini merupakan saat yang tepat bagi Banquet untuk menerima segala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan untuk menerimasegala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan untuk perbaikan dan peningkatan mutu pelayanan dan produk. Ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan terpilihnya tempat penyelenggaan sekaligus mengingatkan pelanggan. 

3. Tugas dan Tanggung Jawab Banquet 

Dalam organisasi Banquet dalam melaksanakan segala tugas dan kegiatan operasionalnya dipimpin oleh seorang Banquet Manager  yang membawahi

 Assistant manager, Secretary, Banquet Head Waiter, Banquet Bush Boy.

Berikut ini dijelaskan tugas kerja serta tanggung jawab dari masing-masing jabatan, yakni:

a. Banquet Manager :

1. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya.
2. Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya serta memberikan pembinaan secara rutin agar pelayanan dibanquet selalu memuaskan tamu.
3. Harus selalu erat hubungannya dengan F & B Manager,Public Relationmanager, Sales Manager, Restaurant manager, Chief Engineering, Sous Chef, F&B Manager, Chief Security dan Executive Housekeeper.
4. Melaksanakan tugas-tugas administrasi.
5. Memeriksa kesiapan tugas dan seluruh bawahannya. Harus memperhatikan dan mendengarkan keluhan-keluhan tamu sertamenyelesaikan masalah yang harus dipecahkan.
6. Mengawasi operasionalbanquet sampai selesai.

 b. Assistant Manager 

Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari Banquet Manager  dalam menangani tugasnya sehari-hari juga memikul tanggung jawab dari Banquet Manager apabila berhalangan datang. Memberikan briefing  serta pengawasan selama berlangsungnya acara.

c. Secretary

1. Membantu tugas-tugasBanquet manager dalam menengani pemasukandan pembalasan surat.
2. Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupunlaporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dansaran-saran dari tamu yang ada.
3. Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan Banquet Manager, terutama yang menggunakan telepon.

 d. Banquet Supervisor:

1. Mengkoordinir segala kegiatan, mulai dari menyiapkan kebutuhan Acarasampai pelayanan kepada tamu.
2. Selain itu bekerja sama dengan bagian kitchen, bar, ataupun bagian- bagian lain demi terciptanya suasana kerja yang baik.
3. Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang dibutuhkantamu, juga mengecek segala peralatan yang ada.
4. Membantu Banquet Manager jika mengalami kesulitan.
5. Bertanggung jawab kepada Banquet Manager  atas segala kegiatan yang ada di Banquet serta mengawasi cara kerja semua bawahannya selama function berlangsung.

 e. Banquet Captain

1. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operasional banquet
2. Mengkoordinir para waiter
3. Membuat time schedulejuga pembagian tugas sesuai jabatan masing-masing.
4. Menggambarkan suasana ruangan, meja, kursi, meja buffet, mini garden, juga mengontrol dekorasi.
5. Mengontrol semua persiapan sebelum acara dimulai.
6. Memimpin briefing sebelum acara dimulai.
7. Menyambut tamu yang akan datang sebelum menyerahkan lebih lanjut kepada waiter .
8. Membuat laporan harian.
9. Melaporkan hasil kegiatan kepada supervisior dan banquet manager tentang hal-hal yang di anggap pincang di dalam operasional kerja.

 f. Banquet Waiter 

1. Melaksanakan tugas yang telah diinstruksikan oleh banquet captain.
2. Bertanggung jawab terhadap area yang merupakan bagian tugasnya, misalnya kebersihan dan kerapian.
3. Memeriksa semua kelengkapan peralatan yang dibutuhkan untuk keperluanevent nantinya, mulai dari table cloth, napkin, peralatan makan dan minum dan lain-lain.
4. Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan ruangan.

 g. Banquet Head Waiter
 

1. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operation banquet .
2. Mengkoordinir para waiter dan daily worker.
3.  Membuat “Time Schedule”juga pembagian tugas sesuai dengan jabatanmasing-masing.
4. Menggambarkan susunan meja kursi, meja buffet, mini garden juga mengontrol dekorasi ruangan serta menyiapkan kartu menu dan nama-nama untuk dipasang di meja.
5. Mengontrol semua persipan sebelum peralatan tersebut dipasang di meja.
6. Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai.
7. Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambah sarana penunjang atau peralatan-peralatan yang diganti.

 h. Banquet Bush Boy 

        Untuk tugas-tugas Bush boy umumnya adalah membantu dari pada tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh waiter , karena itu waiter  harus selalu membimbing dan mengarahkan serta memberi contoh yang baik, juga sabar dan teliti terhadap bush boy

      Demikian diharapkan kelak kemudian hari, merekapundapat memberikan teladan yang baik pada karyawan dan bush boy yang baru, juga mungkin sebagai modal utama apabila menjadi atasan.